2006年8月，荷塘区法院档案室被省档案局授予省特级档案室荣誉称号，成为我省基层法院中唯一的特级档案室。四年来，该院始终把档案工作作为全院工作的重中之重来抓，坚持高起点、高标准、高要求，从基础工作入手，狠抓日常管理，加大投入力度，改善服务态度，积极开发利用档案资源，使档案工作走上规范化、制度化、科学化的轨道。同时，采取三项措施，力求档案工作有创新、有突破。

　　一、加强领导，夯实基础，提高档案工作地位。为了切实加强档案工作，使之更好地为审判工作服务，该院领导非常重视，把档案工作列为重要议事日程，在人员安排、资金投入等多方面实行倾斜政策，坚持做到常抓常议，并把档案工作列入每年的岗位目标考核内容，与审判工作一起部署、一起落实、一起考核。在档案员和内勤人员的任用上，该院坚持德才兼备的选人、用人标准，努力配强全院档案员队伍，坚持把政治可靠、作风优良、工作踏实的同志充实到专、兼职档案员队伍。采取“走出去，请进来”的方法，多次派人参观兄弟单位先进档案室，认真学习他们的先进经验，同时还请来市档案局、上级法院档案室的有关领导来院精心指导，通过学习和培训，全院档案人员业务素质有了更大的提高。

　　二、健全制度，规范操作，确保档案管理规范有序。在严格遵守《立卷归档制度》、《档案查阅利用制度》、《档案室工作管理制度》、《保密守则》等多种制度的同时，该院还建立了多层次、全方位的案卷质量把关制度。诉讼案卷均附带案件质量自查表，要求承办法官、庭长、主管副院长层层把关，审管办定期检查和抽查、档案室认真检查。同时，认真抓好档案保管工作。认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮湿、防强光等措施，坚持每月一次的定期检查制度，强有力的管理确保了全部档案资料保存完好。

　　三、规范程序，热忱服务，积极开发利用档案资源。该院着重在“服务”二字上下功夫，严格档案查、借、阅制度，确保档案的安全、保密。对上级单位、政法机关的调卷，承办人需持单位介绍信，经院长批准后方可调卷。当事人需复制档案资料的，由档案员亲自到复印室复印，不能随意让当事人私自复制。从而防止了档案资料泄密、毁损、丢失等现象的发生。对历年来形成的档案资料进行了认真清理，编制了《全宗说明》等检索工具，还汇编了《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》、《文件汇编》、《裁判文书汇编》等档案资料，为完整系统地利用档案资料提供了极大的方便。他们还设置了档案阅文专用场地，只要是合理合法的借阅要求，他们都不辞辛苦地热心为当事人查阅。