近几年来，株洲市荷塘区人民法院档案管理工作按照省、市法院和档案管理部门的要求，坚持从基础工作入手，狠抓日常管理，加大投入力度，改善服务态度，积极开发利用档案资源，使档案工作走上规范化、制度化、科学化的轨道，为该院审判工作的顺利开展提供了优质、高效的服务。截止2007
一、加强领导，夯实基础，提高档案工作地位
人民法院的档案是审判活动的真实记载，是人民法院进行审判活动的依据和必要条件。为了切实加强档案工作，使之更好地为审判工作服务，该院领导非常重视，把档案工作列为重
要议事日程，在人员安排、资金投入等多方面实行倾斜政策，坚持做到常抓常议。
（一）加强领导，落实工作责任。该院成立了档案工作领导小组。由院长任组长，主管副院长任副组长，各庭、室、队主要负责人、专职档案员为组员，定期研究有关档案工作的重大事项，并把档案工作列入每年的岗位目标考核内容，与审判工作一起部署、一起落实、一起考核。如在案卷归档上，为确保诉讼案卷归档的完整、安全、及时，他们结合审判流程管理，把归档工作作为流程管理的最后一个环节进行考核，实行了通报评析制度和催办督办制度。对归档的数量、质量，由院长在全院干警会上进行通报讲评；对未按时归档的案件，由办公室签署《催办函》，要求其在规定时限内归档；对经催办仍未按期归档的，院长即签署《督办函》，要求承办人和所在庭室负责人说明原因，每件扣罚岗位目标奖50元。
（二）加强学习，提高素质。档案工作好与坏，人的素质是根本。在档案员和内勤人员的任用上，他们坚持德才兼备的选人、用人标准，努力配强全院档案员队伍，坚持把政治可靠、作风优良、工作踏实的同志充实到专、兼职档案员队伍。在审判员出现严重的青黄不接的情况下，该院党组仍将一位审判经验丰富、工作责任心强的审判员作为专职档案员，把好审判流程管理的终端环节。与此同时，他们将档案业务教育纳入“双百课时”计划，除选送档案人员参加法律业务学习外，还专门派他们到上级法院、档案管理部门学习档案管理基本知
识，提高档案管理理论水平。同时，每年年初，他们从档案管理的要求出发，就保密知识、案卷的装订、卷宗目录及卷内材料的整理等多方面，由档案员给内勤人员上专题辅导课。另外，他们采取“走出去，请进来”的方法，多次派人参观兄弟单位先进档案室，认真学习他们的先进经验，同时还请来市档案局、上级法院档案室的有关领导到我院精心指导。通过学习和培训，全院档案人员业务素质有了明显提高。在抓好档案人员业务培训的同时，他们注重抓职业道德教育，着力培养他们“对历史负责，替未来着想”的职业责任感。档案工作清苦，枯燥乏味，活动范围小。对此，他们注意从思想上、政治上、福利待遇上关心爱护他们，专职档案员解决了副科级待遇，除享受法官津贴外，还落实了每月60元的档案津贴，每年的评优评先，档案员都优先考虑。由于领导的关心，专职档案员养成了十七年如一日的吃苦耐劳、认真扎实、不求名利、服务热情的工作作风，受到当事人和全院干警的好评。
（三）加大投入，改善档案管理设施。过去，该院档案室库房面积不到20平方米，档案无处存放，只得摆在地面上和破旧不堪的木柜子上，严重影响了档案管理的质量。2000年，在设计新的办公大楼时，该院就充分考虑档案室的库房面积、楼层、朝向，在计划留半层楼作档案室时，有部分干警认为没有必要。但我院党组“一班人”不为所动，坚持按计划设计了达200多平方米的档案室，实现了办公、阅档、库房三分开，库房、密集架容量足以满足未来30年之用。建设高标准档案室，
除了房子外，还要添置各种设施。当年，在基建经费亏损达400万元的情况下，院党组表态：再亏也不能亏档案，宁愿年终不发一分钱奖金，不添置新办公桌椅，也要保证档案经费。为此，该院党组多次赴先进法院档案室考察，深入汨罗等地购置档案设施，拨出专款50万元，千方百计为档案室安装了铁门、铁窗、双层深色窗帘、柜式空调，配置了密集架、电脑、灭火器、干湿温度计、吸尘器、去湿机等，同时还配设防虫药物和一些必要的档案装订工具。去年，在档案工作升特级过程中，该院党组专门拨款近5万元为档案室添置了温湿度自控仪、复印机、碎纸机等设备。这些问题的解决 ，为全面改善档案管理条件，促进档案工作上新台阶提供了可靠的物质保证。
二、健全制度，规范操作，确保档案管理规范有序
抓制度建设，依规章办事，是档案管理规范化的要求，也是做好档案工作的关键。为此，根据档案管理的要求，他们建立健全了《立卷归档制度》、《档案查阅利用制度》、《档案室工作管理制度》、《保密守则》等多种制度，并做到制度上墙，责任到人。对文书、诉讼案卷的归档范围、案卷分类等作了严格的规定。此外，他们还坚持实行由文书处理部门（庭室）立卷，档案室统一管理的办法，即文件、材料、诉讼案卷由庭室负责进行办理、收集、立卷，分期分批移交档案室统一保管。这样，从档案文书材料的形成、积累、整理、分类、归档到管理的各个环节都做到了井井有条，有章可循。
在健全制度的同时，为严格档案管理，确保档案管理的规范有序，他们在三个方面做了努力：一是认真做好立卷归档工作，丰富室藏内容。在行政文书归档上，他们除了收集红头文件外，还着重抓了反映院内部职能活动材料的收集，如党组、党支部、院务会等会议记录，组织机构设置、反映人事任免、调动的文件。对诉讼案卷归档，他们严格按照《立卷归档制度》和审判流程管理的规定，要求案件结案后三个月内由审管办对各业务庭室案卷进行检查后，由内勤人员按顺序编写归档清单一式两份，向档案室移交档案，对移交的案卷，档案室按要求进行清理，对不符合要求的，退回立卷庭室重新整理。经过努力，归档工作做到了及时、高质、完备，档案门类由原来的文书、审判二类增加到会计、司法鉴定、声像、图书、基建等七类。二是建立了多层次、全方位的案卷质量把关制度。对诉讼案卷他们随案附带案件质量自查表，要求承办法官、庭长、主管副院长层层把关，审管办定期检查和抽查、档案室认真检查，使归档的诉讼案卷质量万无一失。三是认真抓好档案保管工作。建立健全了安全保卫制度，随时保持档案库房的清洁整齐，认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮湿、防强光等措施，坚持每月一次的定期检查制度，每天坚持对库房的温湿度进行测量，并作好记录，适时采取措施调整库房的温湿度，强有力的管理确保了全部档案资料保存完好，没有发生任何霉变、损坏、遗失等现象，维护了档案的安全。如2000年，该院办公大楼整体搬迁，为保证档案资料运输过程的
安全，他们制定了周密的运输计划，每台车由法警押车，坚持出、入库编号登记，经过严格周密的安排，在整个搬迁过程中档案资料未出现任何损坏、遗失现象。
三、规范程序，热忱服务，积极开发利用档案资源
档案开发利用是档案工作重要环节之一，是收存保管档案的最终目的。为此，他们着重在“服务”二字上下功夫，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果。
（一）严格档案查、借、阅制度，确保档案的安全、保密。对档案查借阅，他们规定凡本院干警借阅档案资料的，持借卷函经办公室主任同意后方可借阅。公安、检察等政法机关借阅档案资料，需持单位介绍信、工作证，经主管院长或办公室主任同意后方可借阅、复制。对上级单位、政法机关的调卷，承办人需持单位介绍信，经院长批准后方可调卷。当事人需复制档案资料的，由档案员亲自到复印室复印，不能随意让当事人私自复制。从而防止了档案资料泄密、毁损、丢失等现象的发生。如去年下半年，我市某厂一纪检干部持介绍信到该院查阅一在职干部犯贪污罪的案卷，该案公诉机关以涉嫌犯贪污罪起诉，而该院宣告无罪。他们查阅的目的是想了解案件中证人证言，以此来教育证人。为保护证人的合法权益，他们按规定拒绝了他们的查卷要求，防止了泄密事件的发生。
（二）扎扎实实搞好编研工作，方便档案资料的开发利用。他们对历年来形成的档案资料进行了认真清理，编制了《全宗说明》、《人名索引》、《文号索引》、《专题目录索
引》等检索工具，还汇编了《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》、《文件汇编》、《裁判文书汇编》等档案资料，为完整系统地利用档案资料提供了极大的方便。
（三）兑现热忱服务承诺，积极抓好档案利用工作。为落实司法为民工作，他们提出了热心、迅速、周到、齐全的服务承诺，设置了档案阅文专用场地，积极为人民群众服务。每年接待院内外借阅人员1000余人次，利用档案资料1000多卷。对一些外地的当事人，他们随时为其查阅档案资料。如今年上半年的一个周六下午，一身心疲惫的邵阳老汉来到该院，要求为其犯盗窃罪正在攸县网岭监狱服刑的儿子查阅其罚金的原始票据，作为儿子减刑的依据，值班室了解到该老汉身无分文，刚从火车站步行一个多小时而来，且在株洲无任何亲戚朋友时，及时将该情况报告档案室。得知该情况后，档案员苏水琪立即赶回档案室，为其复制了罚金票据，并拿出50元作为该老汉去攸县的车费。前年，我市公安机关全面推行了电子档案管理，但刑事案卷的缺口很大，对此，他们积极配合公安机关，查阅案卷资料800多件，复制各种法律文书1000多份，为我市公安机关档案管理登上新台阶作出了较大的贡献。去年12月3日，株洲车辆厂党委一干部来我院查阅株洲市法院1962年审理的该厂职工吴有恒等3人反革命集团一案，该案经一审、二审、再审，最终以反革命罪定罪量刑。吴有恒于2000年去世，但其子女一直到该厂纠缠，千方百计想为父亲申冤，严重影响了该厂工作、生活秩序。但由于该案时间跨度大，案情不太熟悉，该
厂一直无法有理有据地说服他们。对此，该院及时为该厂复制了有关法律文书，为他们平息这起陈年老案提供了有力的法律依据。
近年来，该法院在加强档案管理、开发利用档案资源方面做了不少工作，取得了一些成绩，但是与一些兄弟法院先进档案室相比，有较大差距，离省高院的要求还有一定的距离，在今后工作中，他们将进一步强化依法治档力度，加强档案基础建设，以提高档案工作整体水平为重点，以推进档案规范化管理为主线，充分开发档案信息资源，为审判工作再登新台阶提供优质、高效的服务。